Beziehungen pflegen und kombinieren

Die sinnvolle Integration von CRM–, ERP, und Dokumentenmanagement-Systemen

Wer sich heutzutage ein CRM-System anschaffen will, denkt über mehrere Optionen nach. Hier einige Beispiele: Standardisiertes System eines Herstellers oder individuelle Programmierung? On-demand (aus der Cloud) oder on-premise (Lizenzmodell)? Integration in andere Systeme (z.B. ERP) oder stand-alone Lösung? Die letzte Frage stellt sich für viele Unternehmen heute nicht mehr, denn wenn ein CRM-System Akzeptanz bei den Anwendern finden soll und die Möglichkeiten, die dieses System bietet, ausgeschöpft werden sollen, bleibt nur eine integrative Lösung.

Bei Einsatz der klassischen Integrationsmethoden und -werkzeuge, stellen allerdings viele Anwender fest, dass diese während der Installation und insbesondere beim Betrieb häufig Probleme bereiten. Das führte auch bei den Kunden von synalis zu Qualitätseinbußen und erklärt den Auslöser für die eigene Entwicklung eines stabil laufenden Integrationsframeworks mit dem Namen syncster.

Im Gegensatz zu den herkömmlichen nachrichten-orientierten Integrationswerkzeugen, ist syncster ein differenzbasiertes Abgleichverfahren, das für konsistente Daten sorgt. Mit einer variablen und dynamischen Richtungsberechnung werden zuvor festgelegte, gleichberechtigte Datensätze aus unterschiedlichen Systemen, wie beispielsweise Dynamics CRM, ERP oder Dokumentenmanagement (DMS), synchronisiert. Das ermöglicht Unternehmen die Sicherung einer einheitlichen Datenqualität und gleichzeitig die Flexibilität in unterschiedlichen Organisationseinheiten verschiedene Ansichten und Anwendungen zu nutzen. So stehen jeder Organisationseinheit valide Daten zur Verfügung und jede hat die Möglichkeit sie zu aktualisieren. Zuvor wird natürlich genau definiert, welche der Datensätze dynamisch aktualisiert werden sollen. Äußerst produktiv und benutzerfreundlich werden so Synchronisations- und Integrationsvorgänge in Unternehmen durchgeführt.

Für wen lohnt sich nun so eine Integrationslösung und welche Vorteile ergeben sich daraus?

Sobald Unternehmen eine Größe erreicht haben, bei der permanente Daten- oder Prozessüberschneidungen stattfinden, wie beispielsweise Daten aus einem Warenwirtschaftssystem, die in ein Dokumentenmanagementsystem fließen sollen, sollten sie über eine Automatisierung nachdenken. Neben der verbesserten Datenqualität und –konsistenz, trägt die Integration zu einer gesteigerten Prozess- und Kosteneffizienz bei, die Fehlerquote wird deutlich gesenkt und eine redundante Datenhaltung vermieden.

Wer sich dafür entscheidet sollte allerdings berücksichtigen, dass der für die Integration notwendige Automatismus für Prozesse nach zuvor festgelegten Regeln erfolgt. Bei Änderungen der Prozesse muss die Integrationslösung angepasst werden, was wiederum zu neuem Aufwand führt. Unternehmen, die viele variable Geschäftsabläufe haben oder bei denen Prozesse noch nicht stabil etabliert wurden, z.B. Existenzgründungen, sollten die Investition in eine Integrationslösung sehr gut abwägen.

„Der Bedarf an Integration wird zunehmen, da die Form der Datenbereitstellung zunimmt,“ prognostiziert Andreas Lau, synalis Geschäftsführer. Die Nutzung der Daten und die Abarbeitung der Prozesse erfolgt in gesteigertem Maß auf unterschiedlichen Endgeräten und mit verschiedenen Bereitstellungsverfahren, wie beispielsweise in der Cloud, was die Integration vor eine Herausforderung stellt. Für das Integrationsframework syncster, das rein serverbasiert arbeitet, spielen die Unterschiedlichkeiten keine Rolle. Unabhängig vom Endgerät, vom Content und vom Bereitstellungsdienst lassen sich Daten und Prozesse synchronisieren.

Wollen sie mehr über unsere Integrationslösung erfahren, dann wenden Sie sich bitte an Norbert Schmidt, Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spambots geschützt! JavaScript muss aktiviert werden, damit sie angezeigt werden kann. oder besuchen Sie uns auf der CeBIT 2012, Halle 4, Stand A26.