Umfassende Lösung zur E-Mail Archivierung

Donnerstag, den 09. April 2009

Nach einer aktuellen Studie der Unternehmensberatung Bearingpoint sind die wesentlichen Motive für E-Mail-Archivierung Speicherplatz sparen, E-Mails als Teil der Geschäftskorrespondenz aufbewahren und gesetzlichen Vorschriften genügen. All diese Gründe erfordern ein Konzept und eine Software, die dem Konzept entsprechende Funktionen bietet.

Um den genannten Gründen gerecht zu werden, bietet sich eine Standardarchivierung an, wie beispielsweise ELO XC diese offeriert (siehe Abb.2). Es handelt sich dabei um ein serverbasierendes E-Mail-Archivierungsmodul, das für eine effiziente Entlastung des Exchange-Servers eines Unternehmens sorgt: Das ELO XC-System kann beispielsweise alle Nachrichten, die älter als vier Wochen sind, selbständig nach vordefinierten Regeln in das Archivsystem überführen. So wird das eigentliche E-Mail-System selbst nicht mit unnötigem Ballast gefüllt. Besonders kritisch wird es normalerweise, wenn Datei-Anhänge mit im Spiel sind. Sobald der Nutzer diese Datei auf seinen Rechner herunterlädt, und es dann an einen Kollegen weiterleitet, ist ein und dieselbe Information sehr schnell vielfach auf den Serversystemen gespeichert. Anders bei ELO XC: Das Programm erkennt automatisch redundante Dateien und sorgt dafür, dass jede Datei nur einmal archiviert wird.

Neben „Sammlern“ bereiten auch Ordnungsfanatiker, die jede Nachricht sofort löschen, wenn sie diese gelesen haben, den IT-Verantwortlichen Kopfzerbrechen. Denn, für E-Mails gelten von Gesetzes wegen genauso strikte Aufbewahrungsfristen, wie für Dokumente in Papierform. Wichtige Dokumente können verloren gehen, weil ein Benutzer zur Archivierung seiner Mails eigene Datei-Strukturen anlegt, zu denen andere Nutzer keine Zugriffsberechtigung besitzen. Auch für diese Problematik bietet ELO XC eine Lösung: Das Programm legt selbständig einen Index über alle gespeicherten Mails ab, und kann diese - nach einem den Unternehmensrichtlinien entsprechenden Regelwerk - klassifizieren. Die ELO-Software steuert dabei gleich die Zugriffsberechtigungen. So ist gewährleistet, dass Nachrichten von allgemeiner Bedeutung einem größeren Kreis von Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, während persönliche Mitteilungen tatsächlich nur vom jeweiligen Empfänger abgerufen werden können. Der Anwender kann über eine Suchfunktion direkt von seinem Arbeitsplatz aus die archivierten Nachrichten durchsehen. ELO bietet seinen Kunden aber auch die Möglichkeit, per Internet auf das Archiv zuzugreifen.
Natürlich ist bei ELO auch die Integration eines zusätzlichen Virenscanners möglich, der dafür sorgt, dass keine verseuchten Anhänge den Weg in das Archiv finden.

Bei all den Möglichkeiten, die diese Software bietet, eine zentrale E-Mail-Archivierung kann nur dann effektiv arbeiten, wenn im Unternehmen entsprechende Richtlinien und Regelwerke vorhanden sind. Die Mitarbeiter müssen wissen, wie sie mit ihrer elektronischen Post zu verfahren haben. Erst dann befindet sich das Unternehmen auf der sicheren Seite und wird außerdem noch mit einer nachhaltigen Effektivitätssteigerung in der Abwicklung der Geschäftsprozesse belohnt.

Abb. 2: Prozess E-Mail Archivierung mit ELO XC

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